Ville d’eau, ville d’art, ville judiciaire, ville universitaire, Aix-en-Provence compte de nombreux atouts naturels et historiques incarnant l’art de vivre en Provence, socle de son attractivité nationale et internationale. Avec près de 150 000 habitants, et située au pied de la montagne Sainte-Victoire, Aix-en-Provence appartient à la région Provence-Alpes-Côte d’Azur et forme avec 35 autres communes le pays d’Aix au sein de la Métropole Aix-Marseille Provence.
Au sein de la Direction Générale des Services, la direction des assemblées et de la vie institutionnelle a pour mission de participer à la conception des décisions prises par l’assemblée délibérante et assurer la sécurité juridique des délibérations, le suivi des procès-verbaux, la publicité des actes et la tenue des registres.
Sous la responsabilité du directeur des assemblées et de la vie institutionnelle de la Ville d’Aix en Provence, le responsable administratif sera chargé :
-De participer à l'organisation et à la gestion des séances du Conseil Municipal
-De préparer les dossiers d'instruction des rapports du Conseil Municipal
-De contrôler les actes administratifs
-D’assurer une mission informatique
ACTIVITES
· Participation à l'organisation et à la gestion des séances du Conseil Municipal :
Vous planifiez les réunions du Conseil Municipal et vous veillez à leur préparation technique en lien avec les autres services.
Vous recueillez et contrôlez les projets de délibérations.
Vous assistez aux séances du Conseil Municipal et participez à son bon déroulement.
Vous rendez les délibérations exécutoires (envoi au contrôle de légalité, signature, affichage, publication).
· Préparation des dossiers d'instruction des rapports du Conseil Municipal :
Vous établissez et diffusez des documents préparatoires.
Vous participez à la sécurisation juridique des actes.
Vous vérifiez les rapports (pré-contrôle) saisis dans l’application AIRS DELIB.
Vous réalisez un suivi de la prévention des conflits d'intérêt et de la désignation des élus au sein des commissions et des organismes extérieurs.
· Contrôle des actes administratifs :
Vous rédigez des actes (décisions, arrêtés, délibérations) et garantissez la vérification de la conformité des actes produits par les directions.
Vous conseillez les directions dans la production de leurs actes.
Vous réalisez des fiches méthodologiques.
· Mission informatique :
Vous mettez en place et améliorez des processus dématérialisés.
Vous êtes le référent (e) informatique du logiciel de traitement des actes (AirDélib) et des relations avec les prestataires.
Vous garantissez le dépannage et la formation des utilisateurs du logiciel.
Vous saisissez dans le logiciel des informations relatives aux séances du Conseil (feuille de présence, feuille de votes)
Vous administrez des droits et actualisez les données relatives aux utilisateurs.
· Participation à l'organisation et au suivi de la CCSPL (Commission Consultative des Services Publics Locaux) :
Vous effectuez en lien avec le Directeur, l'établissement et la diffusion des documents préparatoires.
Vous participez à l'organisation logistique.
Idéalement issu(e) d’une formation en droit, vous disposez d’une expérience significative sur un poste similaire.
Vous avez une bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales, du Conseil Municipal et de l’environnement juridique.
Doté (e) d’un esprit de synthèse, méthodique et logique, vous avez démontré des qualités relationnelles, vous savez faire preuve de discrétion et de diplomatie.
Vous possédez des compétences rédactionnelles et maitrisez les outils bureautiques informatiques et spécifiques (AirsDélib souhaité)
Vous êtes polyvalent(e), rigoureux(e) et vous aimez le travail en équipe.
CONDITIONS D’EMPLOI
Cycle de travail : Horaires 38h30 (variables les jours de Conseil des Adjoints et Conseil Municipal)
Lieu d’affectation : Hôtel de Ville
Rémunération statutaire + RIFSEEP + CIA + Prime « vacances » + tickets restaurant + prestations sociales, familiales et culturelle.
1 jour de télétravail par semaine selon l’éligibilité des activités et des nécessités de service (à définir avec le Directeur)
Adresser votre candidature avant le 10/04/2025 (lettre de motivation + CV + dernier arrêté de situation administrative pour les fonctionnaires) un retour sera fait dans un délai d’un mois après cette date
Informations complémentaires :
M Frédéric GAETA, Directeur assemblées et vie institutionnelle : 04 42 91 90 14
Mme Laura PRIETO PÉREZ, Gestionnaire Recrutement : 04 88 71 84 48